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2015/ Kollegiale Supervision

Birgit Fink

Referenzprojekt:

Eine öffentliche Einrichtung im Raum München  ließ 2014  einige ihrer Sachbearbeiter zum Thema „Personzentrierte Gesprächsführung“ qualifizieren,  da deren Kundengespräche sehr häufig schwierige Konfliktklärungen erfordern.  Ein Ziel dieser Maßnahme war es, die psychische Belastung der Mitarbeiter durch bessere Vorbereitung und Qualifizierung  zu reduzieren. Mit dieser Maßnahme reagierten die Vorgesetzten auf eine gestiegene Krankenrate mit einer psychosomatischen Diagnose.

Ausgangssituation:
Die Konfliktgespräche der QualifizierungsteilnehmerInnen (TN) haben immer das Wohl eines Kindes zum Thema und müssen zwischen der Aufgabe der öffentlichen Einrichtung und den Wünschen der Erziehungsberechtigten vermitteln.  Die Gruppe bestand aus 12 Personen und hatte maximal zweimal 3 Tage Zeit für diese Qualifizierungsmaßnahme.

Coachingprozess:
Da innerhalb der Einrichtung keine Coachingerfahrungen vorhanden und einer der Vorgesetzten auch skeptisch war, führte ich ein sehr ausführliches Zielvereinbarungsgespräch. Dabei entschloss ich mich, den beiden Führungskräften (FK) ein kurzes Coachinggespräch (15 Minuten) anzubieten, damit sie den Unterschied zwischen Training und Coaching kennen lernen konnten.

Im Unterschied zu einem Training im Sinne von Schulung mit konkreten Handlungsanweisungen wurde für das Coaching vereinbart, die persönlichen Verhaltensweisen und deren Auslöser durch Fallbesprechungen aus dem Arbeitsalltag der TN zu reflektieren und zu analysieren. Im zweiten Schritt sollten dann individuelle und konstruktive Gesprächsführungsmethoden miteinander erprobt werden, damit die TN ihre Wirkung auf andere Personen kennen lernen.  

Darüber hinaus schlug ich den Vorgesetzten vor, unsere Workshopziele vorab mit den Mitarbeitern zu diskutieren. Wir beschlossen, dass ich mich bei diesem Termin vorstellen sollte, da die Institution keine Erfahrungen mit Coaches hatte.

Dieses zweite Vorgespräch zeigte schnell, dass einige Mitarbeiter unter großem Druck standen und in dieser Zwangslage eher skeptisch auf die geplante Coachingmaßnahme reagierten, z. B. hielt ein Mitarbeiter Einzelgespräche für sinnvoller. Daraus entwickelte sich in diesem Vorgespräch folgendes Konzept: Vor dem Workshop besteht für jeden TN das Angebot, einmal 2 Stunden Einzelcoaching zu erhalten. Vier TN nahmen dies in Anspruch.  

Darüber hinaus wurde die Möglichkeit eines Einzelcoachings  nach dem Workshop in Aussicht gestellt - unter der Voraussetzung, dass die Ziele dafür mit der FK vorher zu definieren waren. Ein TN nutzte dieses Angebot mit fünfmal 2 Stunden.

Im Workshop achtete ich besonders auf die Gesprächsführung innerhalb der Gruppe, so dass nicht nur über den Fall gesprochen wurde, sondern die TN auch Rückmeldung zu ihrem aktuellen Gesprächsverhalten bekamen. Dadurch konnten sich die TN ihrer Wirkung auf andere bewusst werden. Sie lernten also auf drei Ebenen: Aus den eigenen Fällen, aus denen der Kollegen und aus ihrem Verhalten im Hier und Jetzt. 

Im Workshop erarbeiteten die TN zusätzlich zu den Fallbesprechungen und den damit verbundenen Feedbacks einen idealen Gesprächsverlauf im Konfliktfall und analysierten die Schlüsselstellen, die für einen guten Verlauf entscheidend sind. Das so entwickelte Konzept wurde anschließend als „Handout für Konfliktgespräche“ im Intranet veröffentlicht, wobei die Workshop-TN als Ansprechpartner genannt wurden.

Erfolge:
Durch die von mir begleiteten Fallbesprechungen wurden frühere belastende Situationen analysiert und verarbeitet. Situationen und Gesprächspartner, die vorher als belastend oder sogar bedrohlich empfunden worden waren, konnten nach dem Workshop von den Sachbearbeitern als Lernchance verstanden werden. Die innere Anspannung nahm ab, wenn sich der TN einen möglichen Weg für das nächste Gespräch erarbeitet hatte und dieser auf andere Situationen übertragbar war.

Da immer alle TN in die Fallbesprechung eingebunden waren, wurde das Fachwissen innerhalb der Gruppe sichtbar. Dies war der Auslöser dafür, dass die Wichtigkeit kollegialer Supervision wieder erkannt wurde. Die Abteilung übernahm die im Workshop gelernte Fallbesprechungsmethode und trifft sich seither regelmäßig, um sich gegenseitig zu unterstützen und die anspruchsvolle Arbeitssituation gemeinsam zu tragen.

Das „Handout für Konfliktgespräche“ wurde von vielen Kollegen heruntergeladen und erhielt sehr positive Rückmeldungen.

Bei einem Follow-up-Treffen 6 Monate später bestätigten die TN, dass die oben genannten Veränderungen wesentlich zu ihrer Entlastung beigetragen haben.

Birgit Fink/ 2015